בס"ד
החלטתם בשעה טובה להעביר את העסק שלכם למקום חדש … – בהצלחה !
כעת הגיע הזמן שהנכם צריכים לפנות את המקום הישן ולעבור למקום החדש שלכם, זה סיפור שונה קצת ממעבר דירה, בד"כ תקבלו את המפתחות ורק אחר כך תתחילו את השיפוץ והתשתיות בהתאם לשינוים ולצרכים של העסק שלכם.
במאמר זה ננסה לעשות לכם קצת סדר בבלגן מתוך הידע שצברנו במגוון תחומי העיסוק שחברת שדר מתמחה בהם.
אתם ודאי שואלים את עצמכם איך מתארגנים נכון?! איך מתכננים נכון?! איך נשלב את הפעילות הקיימת של העסק במקום הישן תוך כדי הכנת המבנה החדש על כלל המערכות שאתם צריכים להפעיל ולארגן במקום החדש?! ננסה לתת לכם כמה טיפים כדי להגיע למעבר בצורה חלקה ככל שניתן כאשר כל המערכות פועלות ואתם במקסימום יעילות.
נתחיל בשלב התכנון הכללי.
בין אם לקחתם אדריכל או מעצב פנים ובין אם אתם מתכננים את המקום החדש בעצמכם- השלב הזה הוא חשוב כדי שלא תגיעו לתלונות אופייניות שאנו שומעים, כמו: "תראה איזה ארון תקשורת מבולגן עשו לי", "שכחתי להכין נקודת תקשורת פה, וכאן לא הכנתי כפתור יציאה". "פה נאלצתי להוסיף סוויץ בקומבינה, וכאן השולחן היה צריך לשבת בצורה הזאת אבל שמו לנו את השקעים בצד הזה…." וכדו'
תלונות אלו ודומות להן נשמעות בחברות רבות, אמת – נכון שלא הכל ניתן למנוע, אבל נוכל ע"י מחשבה ותכנון נכון לצמצמם תקלות כאלו בצורה משמעותית…
יש לנו עבורכם 2 טיפים חשובים:
הטיפ הראשון תהיו מעורבים בכל התהליך, לשאול שאלות כל הזמן, לבדוק מה ולמה על כל פרט: איך עדיף להתקין בצורה זו או אחרת, למה לשים במקום הזה ולא במקום אחר – בכל הפרטים הקטנים.
חשוב להדגיש שלאו דווקא שהמנכ"ל צריך לעשות את הבדיקה והירידה לפרטים הקטנים, אבל חשוב שהאחראי על זה יהיה מישהו שמבין את צרכי החברה, ושהחברה או המשרד חשובים לו, לא כדאי לתת תפקיד חשוב זה לעובד שמחר מחרתיים כבר לא יהיה במשרד. כמו כן אל תסמכו על האדריכל, המעצב או הקבלן בלבד, תנו למי שמכיר את צרכי החברה והצלחת החברה חשובה לו לבדוק את כל הפרטים הקטנים מולם, כדי לוודא שבסיום הפרויקט – תוכלו לתפעל את המקום בקלות, ולא תישאו בתוצאות של תכנון לקוי…
וזה מוביל אותנו לטיפ השני – לחשוב קדימה ! כל חברה חולמת ושואפת לצמוח ולגדול, אנחנו משערים שלא את כל החלומות שלכם אתם מתכננים להגשים מיד עם המעבר למקום החדש, ומאידך כשתרצו לגדול ולצמוח בתוך המקום החדש בהמשך, לא תרצו להכניס את החברה לשיפוץ נוסף. לכן אנחנו ממליצים לכם – חישבו קדימה, נסו לתכנן ולהעביר כבר עכשיו את הבסיס לחלומות שלכם לעתיד.
ננסה להסביר בכמה דוגמאות:
- לדוגמא אתם חברת הייטק, שכרתם משרד ואתם יודעים שהחלום שלכם להכפיל את כמות העובדים תוך 5 שנים, לכן אנו ממליצים להכין מראש את כל החדרים עם תשתיות לכל העובדים העתידים להצטרף לעבודה אצלכם. כמובן שלא תרכשו עבורם כבר עכשיו משרד , טלפון או מחשב, אבל תכינו את התשתיות לשם כך, וכאשר הם יצטרפו לחברה התשתית תהיה כבר מוכנה.
- דוגמא נוספת: כרגע אתם צריכים בעסק מחסנים וחדר ישיבות קטן, וכשהחברה תגדל תרצו להפוך את חדר הישיבות למשרד, ולאחד המחסנים תעבירו אל חדר הישיבות. אז תכינו מראש תשתית בחדר ישיבות הקיים גם למשרד וגם לחדר ישיבות, ובמחסן תכינו תשתית לחדר ישיבות כך שאי'ה בבוא היום תוכלו רק לחבר ולהפעיל.
דברים שכדאי לנו לשים לב אליהם במעבר משרד
תקשורת
זהו הבסיס הכי משמעותי עבור המשרד שלנו! בלי הערכות נכונה של תשתית התקשורת במשרד במקרה הטוב יהיה קשה לנו לעבוד, ובמקרה הגרוע תפגע יעילות העסק כולו.
כדאי לחשוב על החיבור לאינטרנט (במיוחד עם אנחנו עובדים עם תוכנות בענן) , על תשתית גיבוי (סלולארי או כפולה), לדאוג שיהיו ברשותנו אל-פסק מספיק חזק לנפילת מתח החשמל לכמה שעות וכדו'
ארון תקשורת
חשוב שארון התקשורת יהיה במקום נגיש – שנוכל להגיע אליו בקלות ע"מ לטפל בו, וקריר – ע"מ לשמור על התקשורת מפגיעות חום, שכן רכיבי האלקטרוניקה פולטים חום מטבעם. נכין מראש ארון מספיק גדול שגם אם נצטרך להוסיף אביזרים נוכל לארגן אותם בתוך הארון והם לא יישארו זרוקים בחוץ. גודל הארון משתנה בין חברה לחברה עפ"י גודלה וצרכיה, אנחנו ממליצים שגודל המינימאלי למשרד קטן לא יפחת בגודלו מארון 10U עומק 50 ס"מ. כבר קרו לנו מקרים בעבר שהעברנו מפרט ללקוח בו רשמנו ארון 10U, הלקוח העביר לקבלן את המפרט והוא באמת שם ארון 10U אבל בעומק 40 ואז המרכזייה לא נכנסה והיה צריך לפרק הכל ולתקן. ההבדלים אמנם נראים קטנים ופער המחירים זניח. חשיבה נכונה ותכנון נכון ימנעו מכם עוגמת נפש וכאב ראש מיותר.
במהלך השנים הגענו ללקוחות רבים ע"מ לארגן ולסדר מחדש את ארון התקשורת שלהם, הבלאגן הגדול שנוצר בארון תקשורת נובע מכך שטכנאים רבים מתחומים שונים ממקמים בו אביזרי תקשורת וכבלים רבים יוצאים ממנו. לצערנו לטכנאים רבים לא מפריע איך יראה הארון בסיום עבודתם, הם "זורקים" את הכבל, רואים שהתחום שהם אחראיים עליו עובד ונעלמים…. וכך מתחיל בלשון העם "הספגטי בארון תקשורת", והמאמץ לסדר אותו גדול ומתיש. [תמונות באתר שלנו]
עשו לכם כלל – וודאו אחרי כל טכנאי העובד עם אביזרים בארון התקשורת, בסיום עבודתו – שהארון התקשורת נשאר מסודר.
כבלים
אחרי שתכננו את מיקום ארון התקשורת נעביר נק' תקשורת למקומות שונים בעסק. חשוב להכין שקעי רשת לכל עמדה מיועדת. נתקלנו בחברות שאמרו: נעבוד עם רשת אלחוטית, נפזר כמה access points במקום להעביר נק' רשת, בסוף הם הזמינו אותנו להשחיל להם כבלים כשהעסק כבר עבד… וזה יצר בלאגן שלם, עלה להם הרבה יותר כסף, כיוון שלא היה להם שום הכנות.
כיום רוב העולם עובר לתקשורת אחודה נכין את כל התשתית גם של הטלפוניה ע"ג כבלי רשת. גם אם אתם עדיין עם מרכזיה אנלוגית נוסיף רק פנל ניתוב כדי לחלק את השלוחות ובמידה ותרצו לעבור למרכזית ip בעתיד לא תצטרכו להחליף את כל התשתית.
לגבי מספר הנק' רוב האדריכלים ממליצים על 4 נק' (מחשב, מדפסת, טלפון, ספייר (למחשב נייד, טלפון, מדפסת וכד')) בד"כ אנחנו מצטרפים להמלצה זו ומדגישים שלא מומלץ לרדת מ3 נק'. מכיוון שבמשרדים רבים נתקעים אח"כ בחוסר נקודות והם מתחילים להוסיף סוויצים או לעשות כל מיני קומבינות וככה הם יוצרים בידיים שלהם אופציות לכשלים ונפילות במערכת.
אל תשכחו להכין נקו' לaccess points. שעון נוכחות, מדפסות, פקס וכד'
לגבי איכות הכבלים והתשתית תוכלו לקרוא מאמר מפורט שלנו כאן
מרכזיה
המרכזייה היא עולם שלם בעל אינסוף אפשרויות שאנו כבעלי עסק נצטרך לתפעל.
כשאתם באים להכריע בשאלה איזו מרכזיה מתאימה לעסק שלכם, אתם צריכים לחשוב איזו רמת שרידות חשובה לכם, כמה שלוחות אתם צריכים, האם המרכזייה תהיה מקומית או בשרת מרוחק, האם שלכם או של הענן, האם תרצו לממשק את המרכזייה למערכת CRM של העסק או שתסתפקו במרכזיה בעלת נתב שיחות פשוט וכדו'. כמו כן חשוב שהתשתית תוכל לקבל כל מרכזיה שתרצו להתקין, ובעתיד תוכלו להפעיל פונק' מורכבות יותר.
אנו ממליצים לכם לשבת ולהקדיש זמן לאפיון המרכזייה וחלקיה.
אתם מוזמנים להתקשר ולהתייעץ איתנו בשמחה.
אינטרקום ובקרת כניסה
כאשר מגיע אורח / לקוח / ספק לעסק , השער / הדלת נעולים בד"כ. האינטרקום / בקרת הכניסה היא קבלת פנים הראשונה שהוא פוגש – הפנים הראשונות של העסק … דרכה הוא יוצר קשר כדי שיוכל להיכנס.
ישנם כמה סוגי אינטרקום. בעלי עסקים רבים מעדיפים שהאינטרקום יצלצל בטלפונים וכך יוכלו לבחור באיזה שלוחות ומתי יצלצל. ישנם הרוצים להוסיף מוניטור למזכירה ויש שמעדיפים להתקין מצלמה נפרדת. הכל בהתאם לצורך שלכם.
לגבי כניסת העובדים, יש אופציה לשלב באינטרקום בקרת כניסה או קודן כדי שהעובדים יוכלו להיכנס בלי להפריע למזכירה וכך למנוע שכפול מפתחות מיותר.
בקרת הכניסה מנוהלת (צ'יפ, קורא אצבע, קורא פנים) היא בעלת יתרון כיוון שבה אין אפשרות לקוד לדלוף החוצה, נוכל לראות מי הוא הנכנס מתי ולהיכן, ובמידה ועובד עזב פשוט נמחק אותו מהמערכת.
אזעקה
נושא מיגון העסק הוא יותר מורכב והצרכים שונים מאוד בין עסק לעסק. מכיוון שבעסק שלכם יש דברים שלא תרצו שייעלמו, וכמובן שלא תרצו שיעלם מידע. אנו נתאים את מיגון העסק שלכם בהתאם לצורך או דרישת סוקר הביטוח, מפעל לדוג' יצטרך להשקיע מאמץ גדול יותר ע"מ למגן את העסק ולרוב נמליץ על מיגון בגלאים חיצוניים בהם ניתן לוודא שבעלי חיים לא יגרמו להתרעות שווא. למשרד קטן יספיקו מס' גלאים על הפתחים. אפשר לעיין במאמר המפורט שלנו בנושא כאן
מצלמות
גם בנושא זה ישנו הבדל ממש גדול בין חברה גדולה שמעוניינת לוודא שלא נעלמים לה חפצים, ושהעובדים לא הולכים לישון באמצע היום, ולוודא שהכל תקין גם במשרדים… לבין חנות קטנה שתרצה לשים מצלמה מעל הקופה. אנו ממליצים מאד להתקין מצלמה לפחות בכניסה ובמעברים הראשים. גם אם אתם לא פוחדים שייעלמו לכם דברים, מניסיון אפשר בכמה דק' לפתור תעלומות פשוטות ומורכבות- החל מאיפה שמו מסמך שנעלם, או מי נכנס ומתי וכד'.
אל תדאגו לרוב תשתמשו במצלמות רק לפתרון תעלומות קטנות. או כדי לראות בזמן אמת מה קורה. מאמר מפורט שלנו בנושא מצלמות אבטחה אתם יכולים לקרוא כאן
גילוי אש
לאור השרפות הקשות בשנים האחרונות כיבוי אש והרשויות המקומיות החמירו בתנאי המיגון והפיקוח על כל רכיבי האש: רכזות גילוי אש, מטפים, דלתות חסינות אש, מערכות כיבוי ועוד. לכן כשרוצים לעבור משרד, יש לבדוק מראש מול הרשויות והביטוח מה הדרישות של המקום מבחינת התקן הישראלי, איזה ציוד לרכוש, איפה ומה צריך להתקין ומה עוד כדאי להכין. תוכלו לפנות אלינו ונשמח לתת לכם יעוץ ושרות. אנו כבר שנים מכינים מערכות ברמה גבוהה ע"מ שיעמדו בדרישות התקן הישראלי.
כריזה וכריזת חרום
ישנם עסקים הנדרשים להתקין כריזת חרום במפעל, יש לשים לב למיקום המערכת ומיקום הרמקולים ולתכנן אותה בהתאם. ישנם עסקים המעוניינים להעביר הודעות לעובדים או לחבר את המערכת אזעקה לכריזה. חישבו ובידקו מה הצורך שלכם, כיום ניתן לכרוז גם מרחוק עם אפליקציה או דרך המרכזייה.
אתם מוזמנים ליצור איתנו קשר כדי להתאים את המערכת הנכונה לעסק שלכם.
